Quali sono gli elementi principali della fatturazione elettronica?

Poiché il termine e-fattura è definito in modi diversi, è importante chiarire cosa si intende. La definizione più giusta potrebbe essere la seguente, una vera e-fattura viene emessa, ricevuta ed elaborata elettronicamente.

È digitale dalla sua creazione nel sistema finanziario da parte dell’emittente fino a quando non viene ricevuta ed elaborata dal destinatario. In altre parole, la vera fatturazione elettronica si definisce tale per tutto il suo ciclo di vita.

Alcune aziende inviano copie in formato PDF delle fatture via e-mail, che possono essere scansionate o stampate su carta e successivamente registrate nel libro mastro. Questa possibilità è un servizio in più, ma il consiglio è di inviare e ricevere fatture elettroniche vere e le ragioni sono molte.

Cos’è una fattura elettronica?
Una fattura elettronica viene inviata elettronicamente su Internet, anziché essere basata su supporto cartaceo e può essere facilmente integrata nel sistema di contabilità dei clienti.
La forma ancora standard di una fattura è quella stampata su carta e presentata insieme a, o dopo, la merce consegnata o i servizi resi. Tuttavia, la fatturazione elettronica sta diventando sempre più popolare come mezzo più efficiente per inviare fatture e in Italia dal 2019 sarà obbligatoria per tutti (esclusi alcuni specifici casi).
Sebbene per molti, le fatture elettroniche possano semplicemente significare una forma scansionata di una fattura stampata, in realtà esse prevedono uno standard che può variare ampiamente da un paese all’altro. Questi standard per la fatturazione elettronica sono dati da Electronic Data Interchange, che elenca le regole su come le fatture devono essere create e trasferite.
Ciò significa che diversi paesi o regioni avranno formati diversi per le loro fatture elettroniche. Le opzioni includono la creazione e l’invio di fatture nei formati CSV, PDF e XML. Questi formati aggiornati facilitano la creazione da parte dei clienti, in particolare con applicazioni web semplificate, consentendo comunque ai vari dipartimenti di contabilità fornitori di elaborarli facilmente.
L’adozione della fatturazione elettronica è in aumento in tutto il mondo, con governi, come l’UE, che incoraggiano le imprese e gli enti governativi a utilizzare fatture elettroniche.
Soddisfare i requisiti per la fatturazione elettronica

Un software per la fatturazione elettronica permette di iniziare in modo rapido e semplice a gestire la tecnologia che è dietro al processo della fatturazione elettronica, in questo modo non si perderà di vista il core business aziendale.

Quando si utilizzano servizi di questo tipo si ottiene accesso a tutte le informazioni necessarie per raggiungere più facilmente clienti e fornitori. Generare e inviare le fatture elettroniche diventa rapido e semplice, anche grazie all’utilizzo di piattaforme online.

La fatturazione elettronica prevede la consegna di dati e informazioni da un’impresa ai propri clienti mediante comunicazioni digitali, solitamente tramite il web.

La crescente richiesta da parte del commercio elettronico, l’aumento degli acquisti effettuati dai consumatori e dalla comunità imprenditoriale, nonché la crescente preoccupazione per la sicurezza e l’ambiente, sono solo alcuni degli elementi che hanno accelerato il passaggio alla fatturazione elettronica negli ultimi anni.

La fatturazione elettronica consente di gestire in modo conveniente tutti i flussi relativi alle fatture, sia elettronici che cartacei, all’interno di una piattaforma gestionale integrata, che prevede l’utilizzo di funzionalità all’avanguardia come l’apprendimento automatico, quindi il contenuto della fattura viene convalidato e il formato viene convertito nel modo giusto.

Il processo di trasmissione è sicuro e si ha accesso a informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento di ogni pagamento. Inoltre, è possibile ottimizzare e automatizzare completamente la procedura di fatturazione AP / AR.

Tuttavia, nonostante i suoi vantaggi in termini di sicurezza rispetto all’invio di dati sensibili e assegni tramite posta ordinaria, prevale una profonda sfiducia nei confronti dell’elettronico da parte di alcuni individui e aziende a causa della potenziale pirateria informatica.