Tutte le aziende italiane, a prescindere dalle loro dimensioni, stanno cercando di digitalizzarsi. Si tratta di una scelta strategica che aumenta l’efficienza, riduce gli errori e comporta minori costi amministrativi e gestionali.
Le soluzioni che si possono utilizzare a questo scopo sono numerose, alcune addirittura obbligatorie per legge, si pensi per esempio alla fatturazione elettronica, ormai prevista per la maggioranza delle imprese dalle norme fiscali.
Uno strumento non obbligatorio, ma indubbiamente utile è invece la carta prepagata aziendale, un prodotto che molte banche propongono alle aziende loro clienti per cercare di ridurre il più possibile il ricorso ai contanti, ancora diffuso per gestire le spese di piccolo importo, per esempio quelle relative al rifornimento di carburante, ai parcheggi, ai pedaggi in autostrada, ai pernottamenti, ai pranzi di lavoro ecc.
Dato che si tratta di una soluzione digitale che sta diventando sempre più diffusa, cerchiamo di capire esattamente cos’è e come funziona.
Carta prepagata aziendale: una pratica soluzione digitale
La carta prepagata aziendale è una carta di pagamento assegnata dalle aziende ad alcuni dipendenti e collaboratori, in particolare a quelli che, per lo svolgimento delle loro mansioni, devono fare piccoli acquisti o pagare spese relative a viaggi o trasferte.
Questo tipo di carta non è una carta di credito, bensì un prodotto digitale basato sul principio del prepagamento. Infatti, per poter essere utilizzata per prelievi o acquisti, deve essere caricata con un certo importo di denaro che è a discrezione del titolare dell’azienda. Non ha quindi una linea di fido come nel caso delle carte di credito e non è nemmeno collegata a un conto corrente aziendale.
Una volta che la carta è stata caricata, il dipendente potrà utilizzarla per gestire spese attinenti all’attività aziendale, entro i limiti delle disponibilità presenti. Non è infatti possibile utilizzare una prepagata per pagare un importo superiore al saldo disponibile.
Uno strumento per gestire le uscite in modo dettagliato
Una delle caratteristiche che hanno spinto molte aziende ad adottare questa soluzione è che si eliminano le problematiche relative ai contanti.
A seconda della mansione del dipendente o del collaboratore, il titolare dell’azienda mette a disposizione un determinato budget periodico (per esempio mensile) che viene caricato sulla carta prepagata.
Questa procedura permette innanzitutto di tracciare le varie spese in modo molto preciso, perché ogni transazione viene documentata e può essere verificata dal titolare in qualsiasi momento. Il tracciamento delle spese facilita anche il lavoro dell’ufficio contabilità.
Il precaricamento di un determinato importo evita il superamento di certi limiti di spesa e anche il rischio di spese non autorizzate.
Prepagata aziendale: una soluzione apprezzata anche da dipendenti e collaboratori
La prepagata aziendale è una soluzione apprezzata anche dai dipendenti e dai collaboratori perché evita di anticipare soldi personali e la necessità di compilare moduli di rimborso o conservare giustificativi cartacei.
Inoltre è uno strumento piuttosto flessibile che può essere utilizzato in tutti gli esercizi commerciali, sia fisici che online: negozi, parcheggi, bar, ristoranti, hotel, distributori di carburante, autostrade ecc.
