Preparare una riunione virtuale può essere spaventoso se non l’hai mai fatto, ma non temere, perché è più facile di quanto pensi; devi solo pianificare tutto correttamente e assicurarti che il tuo computer usi il software giusto per le tue esigenze. Aumentare la nostra interazione con le persone online è sempre più importante ora che la maggior parte lavora da remoto. Per sapere che cosa dovreste fare per la vostra prima riunione virtuale, continuate a leggere.
Identificare il tuo pubblico
Se sei l’host di una riunione virtuale di tipo professionale, ci sono molte differenze da tenere in conto rispetto a una video chiamata con amici e familiari. Identificare il vostro pubblico di riferimento vi aiuterà a capire di quale software e hardware avrete bisogno per la riunione virtuale. Questo significa anche identificare l’ambiente della riunione. Sarà formale e richiederà funzioni di presentazione integrate? O sarà un incontro informale in cui darete solo informazioni?
Se le persone che fanno parte del vostro pubblico hanno bisogno di interagire tra di loro, può determinare ciò di cui avete bisogno per impostare la riunione virtuale. Se state adottando una presentazione simile a quella che normalmente fate sul palco, dovrete cambiare il vostro modo di condurre una riunione virtuale perché l’ambiente sarà diverso.
Scegliere un sistema facile
Si possono usare centinaia di software diversi per le riunioni virtuali, ma alcuni sono più adatti a certi tipi di riunioni. Dovete anche assicurarvi che il software sia compatibile con la vostra webcam. Una semplice videocamera per laptop può funzionare, ma la qualità non sarà eccellente, quindi potresti anche considerare di investire in una webcam HD. A seconda del sistema scelto, ci saranno delle specifiche tecniche da seguire, come un limite di tempo, il numero di partecipanti consentito e le opzioni di registrazione video.
Quando registrate la vostra sessione di riunione virtuale, assicuratevi che la vostra telecamera sia rivolta nella giusta direzione per catturare tutto ciò che dite ed evitare che vadano perse alcune informazioni.
Creare un’agenda
Chiunque partecipi a una riunione ha bisogno di sapere di che cosa si discuterà e quando. Questo aiuta le altre persone a pianificare la riunione e a decidere se hanno qualche contributo da dare. Permette loro anche di capire se la riunione virtuale è adatta alle loro esigenze. Dovete pianificare bene in anticipo e decidere di quali immagini avrete bisogno per quale sezione dell’ordine del giorno. Se avete bisogno di avere degli oratori ospiti, assicuratevi che sia sulla lista.
Molte riunioni ospitano anche una sezione di domande e risposte alla fine, quindi assicuratevi di includerla nell’agenda. Dice alle persone di aspettare fino alla fine per esprimere preoccupazioni o raccomandazioni in modo che la riunione non duri troppo. Volete ottenere tutte le informazioni e i punti critici discussi durante la riunione virtuale prima di aprire la discussione.
Vuoi che la tua riunione virtuale arrivi al punto. Non c’è bisogno di fare l’appello perché il software
dovrebbe contare ed elencare automaticamente i nomi dei partecipanti. Assicuratevi che la vostra connessione internet non venga interrotta: sarebbe un brutto contrattempo per la vostra prima riunione virtuale. Condurre una riunione virtuale con successo può anche mostrare al tuo capo che sei capace di molto di più.
